Mitarbeitende anlegen und einladen

14 Tage. Danach ist er ungültig — das ist Absicht, denn wer den Link hat, kann den Zugang anlegen. Ist er abgelaufen, erzeugst du über „Neuen Link erzeugen“ einfach einen frischen; der alte verfällt damit.

Ja. Lege sie ohne E-Mail an und gib den Einladungslink direkt weiter. Für die Anmeldung wird allerdings eine E-Mail-Adresse gebraucht — die kann die Person bei der Registrierung selbst angeben, oder ihr tragt vorher gemeinsam eine ein.

Ja, über „Importieren“ auf der Team-Seite. Du lädst eine CSV hoch, siehst vor dem Anlegen eine Vorschau mit Hinweisen je Zeile und bestätigst dann. Das lohnt sich beim ersten Einrichten.

Ein Takt-Zugang gehört immer zu genau einem Betrieb. Hat die Person schon einen Zugang — etwa aus einem früheren oder einem zweiten Job —, lässt sich dieselbe Adresse bei euch nicht noch einmal verwenden. Frag nach einer anderen Adresse und lade damit neu ein. Praktischer Trick, wenn nur eine Adresse existiert: Viele Anbieter akzeptieren einen Zusatz nach einem Pluszeichen (name+betrieb@…) — die Mails landen im selben Postfach, die Adresse gilt aber als eigene.

Dann hält sie vermutlich jemand, der deaktiviert oder archiviert ist; diese Personen stehen nicht in der normalen Liste. Die Meldung beim Speichern nennt Namen und Zustand. Entferne die Adresse dort, dann ist sie wieder frei.

Den eigenen Dienstplan, die eigenen Zeiten und das eigene Konto — nicht die Löhne, Personalakten oder Kontaktdaten anderer. Wer im Dienstplan mit wem arbeitet, ist sichtbar; das ist der Zweck eines gemeinsamen Plans.

Zwei getrennte Schritte. Erstens: In der Personalakte das Austrittsdatum eintragen — das ist die Angabe fürs Steuerbüro und die Abrechnung, es sperrt den Zugang aber noch nicht. Zweitens: den Zugang über „Deaktivieren“ bzw. „Archivieren“ oben in der Personalakte schließen. Zeiten und Abrechnungsdaten bleiben in beiden Fällen erhalten — du brauchst sie für Nachweise und Aufbewahrungsfristen. Das endgültige Löschen mit Anonymisierung ist ein eigener, ausdrücklicher Schritt danach.

Ja, die Rolle lässt sich in der Personalakte jederzeit ändern. Die neuen Rechte gelten sofort beim nächsten Seitenaufruf.