Kaum ein Thema sorgt in Gastro-Betrieben für so viel Halbwissen wie die Zeiterfassung. Die einen haben gehört, es gebe jetzt eine „Stechuhrpflicht“, die anderen halten das für ein Bürothema. Beides trifft es nicht ganz.
Die kurze Antwort
Woher die Pflicht kommt: EuGH und BAG
Ausgangspunkt ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18). Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Der Zweck ist Arbeitsschutz: Ohne Erfassung lassen sich Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten nicht kontrollieren.
In Deutschland blieb die Umsetzung zunächst aus – bis das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) entschied, dass die Pflicht bereits im geltenden Recht angelegt ist. Das Gericht las sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz heraus, ausgelegt im Licht der EuGH-Rechtsprechung.
Bemerkenswert war der Weg dorthin: Verhandelt wurde eigentlich, ob ein Betriebsrat die Einführung einer Zeiterfassung erzwingen kann. Das verneinte das BAG. Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 BetrVG greift nur, soweit es keine gesetzliche Regelung gibt – und weil § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Erfassung bereits vorschreibt, ist das „Ob“ der Mitbestimmung entzogen. Beim „Wie“, also der konkreten Ausgestaltung des Systems, bleibt der Betriebsrat dagegen zu beteiligen.
Was Betriebe konkret tun müssen
Aus dem Beschluss ergeben sich drei praktische Punkte:
- Ein System muss existieren, mit dem Beginn, Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit erfasst werden können.
- Die Form ist offen. Das BAG verlangt keine elektronische Lösung; auch Papier kann genügen, solange es objektiv, verlässlich und zugänglich ist.
- Das Aufzeichnen darf delegiert werden. Die Beschäftigten dürfen selbst stempeln oder eintragen. Verantwortlich dafür, dass es passiert, bleibt der Betrieb.
Was sich mit der geplanten ArbZG-Reform ändern soll
Der Gesetzgeber will die Pflicht im Arbeitszeitgesetz nachschärfen. Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt. Vorgesehen sind nach dem bekannt gewordenen Entwurfsstand:
- Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung.
- Gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße – ein Jahr für alle, längere Fristen für kleinere Betriebe.
- Eine dauerhafte Ausnahme von der elektronischen Form für Kleinstbetriebe; dort bliebe Papier zulässig.
- Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber nicht dokumentationsfrei.
Praktisch heißt das: Wer jetzt auf ein System umstellt, das elektronisch erfasst und tagesaktuell protokolliert, ist für beide Fälle gerüstet. Wer wartet, wartet auf einen Termin, den heute niemand kennt.
Unterschied zur MiLoG-Aufzeichnungspflicht
Hier trennen sich die Wege – und hier entstehen die meisten Missverständnisse. Die Pflicht aus dem Arbeitsschutzrecht sagt: Du brauchst ein System. Das Mindestlohngesetz sagt zusätzlich: Du musst konkret dokumentieren, und zwar innerhalb von sieben Tagen, und die Unterlagen zwei Jahre aufbewahren.
| Arbeitsschutz (BAG 2022) | § 17 MiLoG | |
|---|---|---|
| Wer | alle Arbeitgeber | Minijobber überall; in der Gastronomie alle Beschäftigten |
| Was | System zur Erfassung bereitstellen | Beginn, Ende, Dauer tatsächlich aufzeichnen |
| Frist | keine ausdrückliche Frist | spätestens 7 Kalendertage nach der Arbeitsleistung |
| Aufbewahrung | nicht ausdrücklich geregelt | mindestens 2 Jahre |
| Kontrolle | Arbeitsschutzbehörden | Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) |
Für die Praxis heißt das: In der Gastronomie ist die MiLoG-Pflicht der strengere Maßstab. Wer sie erfüllt, erfüllt die Arbeitsschutz-Pflicht in aller Regel gleich mit. Details dazu stehen im Ratgeber zur MiLoG-Aufzeichnungspflicht.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja – aber nicht als Verzicht auf Erfassung. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass die Beschäftigten über die Lage ihrer Arbeitszeit weitgehend selbst entscheiden. Sie bedeutet nicht, dass niemand aufschreibt, wie lange gearbeitet wurde. Beides lässt sich kombinieren: freie Einteilung, aber erfasste Stunden. In der Gastronomie spielt das ohnehin eine untergeordnete Rolle, weil der Schichtbetrieb die Lage der Arbeitszeit vorgibt.
Was im Gastro-Alltag besonders ist
Drei Dinge machen die Erfassung hier unbequemer als im Büro:
- Schichten enden selten pünktlich. Der letzte Tisch bleibt sitzen, der Abbau dauert. Genau diese Minuten fehlen auf Papierzetteln – und genau sie sind Arbeitszeit.
- Viele Aushilfen, hohe Fluktuation. Wer im Sommer 25 Leute beschäftigt, verliert bei Zetteln schnell den Überblick, wer wann wie lange da war.
- Pausen sind unregelmäßig. In ruhigen Phasen länger, im Ansturm gar nicht. Ohne erfasste Pausen stimmt die dokumentierte Dauer nicht.
Umsetzung ohne großes Projekt
Die Pflicht klingt größer, als die Umsetzung sein muss. Für die meisten Betriebe reicht: Das Team stempelt beim Kommen und Gehen, Pausen laufen automatisch mit, die Leitung schaut einmal pro Woche über die Zeiten und gibt sie frei.
In der Zeiterfassung von Takt geht das per Handy, Tablet oder Terminal am Eingang – auch für Mitarbeitende, die kein Diensthandy haben. Die Stundenkonten laufen automatisch mit, Korrekturen werden protokolliert, und am Monatsende gehen die Stunden ohne Abtippen in die Lohnabrechnung.