Der Dienstplan ist das Dokument, an dem sich im Betrieb alles entscheidet: die Besetzung am Freitagabend, die Zufriedenheit im Team, am Ende auch die Personalkosten. Und trotzdem entsteht er in vielen Häusern immer noch am Sonntagabend in einer Tabelle, die niemand außer der Chefin versteht.
Dienstplan-Vorlage für die Gastronomie (Excel)
Wochenraster für 18 Personen. Rechnet die Stunden selbst aus – auch über Mitternacht –, zieht die Pausen ab, vergleicht mit den Vertragsstunden und färbt Schichten über zehn Stunden ein. Zweites Blatt mit den Regeln aus § 3, § 4 und § 5 ArbZG.
Was in jeden Dienstplan gehört
Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift für Dienstpläne. Aus der Praxis und aus den arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen ergibt sich aber ein Minimum, das nicht fehlen sollte:
- Zeitraum – Kalenderwoche oder Monat, mit Datum und Wochentag.
- Name der eingeteilten Person, eindeutig (nicht nur der Vorname, wenn es zwei Lisas gibt).
- Beginn und Ende der Schicht, nicht nur „früh“ oder „spät“.
- Position oder Bereich – Service, Küche, Bar, Spülküche, Empfang.
- Pausen, sofern sie fest gelegt sind.
- Freie Tage, Urlaub und Krankheit, damit sichtbar ist, warum jemand fehlt.
- Stand und Veröffentlichungsdatum – damit klar ist, welche Version gilt.
So sieht das Raster aus
Bewährt hat sich ein Raster mit Tagen als Spalten und Personen als Zeilen – nicht umgekehrt. So sieht man pro Tag sofort, wer da ist, und pro Person, wie die Woche aussieht.
| Name | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Sa | So | Σ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Service – Anna B. | frei | 16–23 | 16–23 | frei | 16–24 | 16–24 | frei | 30,0 |
| Service – Jonas K. | 11–15 | frei | 11–15 | 16–23 | 16–24 | frei | 10–17 | 30,0 |
| Küche – Marek S. | frei | 10–19 | 10–19 | Urlaub | Urlaub | Urlaub | Urlaub | 18,0 |
| Bar – Selin Y. | frei | frei | 18–24 | 18–24 | 18–02 | 18–02 | frei | 28,0 |
Die Summenspalte zeigt hier die geplante Anwesenheit, Pausen noch nicht abgezogen. Wer die Spalte als bezahlte Stunden lesen will, muss sie abziehen: Annas 30 Stunden verteilen sich auf vier Schichten über sechs Stunden, macht viermal 30 Minuten Pause und damit 28,0 bezahlte Stunden. Leg dich auf eine der beiden Lesarten fest und schreib sie in die Kopfzeile – sonst rechnet jede Person anders.
Ohne diese Spalte merkt außerdem niemand, dass eine Teilzeitkraft mit 30 Vertragsstunden auf 41 steht. Dazu gehört eine Zeile pro Bereich mit der Soll-Besetzung. Und eine Legende: U, K, F, S – sonst rätselt spätestens die dritte Aushilfe, was in ihrer Zeile steht.
Wie früh der Plan stehen muss
Eine generelle gesetzliche Frist für Dienstpläne gibt es nicht. Drei Quellen können trotzdem eine vorgeben:
- Tarifvertrag – im Gastgewerbe regional unterschiedlich, oft zwei bis vier Wochen.
- Betriebsvereinbarung – wo ein Betriebsrat besteht, ist die Verteilung der Arbeitszeit nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
- Arbeit auf Abruf – nach § 12 TzBfG muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden.
Unabhängig von der Rechtslage gilt: Ein Plan, der zwei Wochen im Voraus steht, kostet dich weniger Absagen als einer, der Freitagmittag kommt. Ein verlässlicher Plan ist inzwischen ein Argument bei der Personalsuche. Manchmal ein stärkeres als ein Euro mehr Stundenlohn.
Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit
Beim Planen laufen drei Regeln des Arbeitszeitgesetzes mit:
- § 3 ArbZG – Höchstarbeitszeit. Werktäglich 8 Stunden, verlängerbar auf 10, wenn im Schnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden.
- § 4 ArbZG – Pausen. Ab mehr als 6 Stunden mindestens 30 Minuten, ab mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten; aufteilbar in Blöcke von je mindestens 15 Minuten.
- § 5 ArbZG – Ruhezeit. Nach Arbeitsende mindestens 11 ununterbrochene Stunden. Im Gaststättengewerbe darf sie nach § 5 Abs. 2 ArbZG um bis zu eine Stunde verkürzt werden – aber nur, wenn jede einzelne Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere, auf mindestens 12 Stunden verlängerte Ruhezeit ausgeglichen wird. Eine pauschale Absenkung auf 10 Stunden ist das ausdrücklich nicht.
Der klassische Stolperstein ist der Teildienst: Wer bis 1 Uhr an der Bar steht und am nächsten Tag um 10 Uhr zum Mittagsservice erscheinen soll, kommt auf 9 Stunden Ruhezeit. Das ist auch mit der Gastro-Ausnahme zu wenig.
Sonderfall Auszubildende unter 18
Für Jugendliche gilt nicht das Arbeitszeitgesetz, sondern das Jugendarbeitsschutzgesetz – mit deutlich engeren Grenzen: in der Regel höchstens 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich, mindestens 12 Stunden Freizeit nach Arbeitsende, und grundsätzlich keine Beschäftigung nach 20 Uhr. Im Gaststätten- und Schaustellergewerbe erlaubt § 14 Abs. 2 Nr. 1 JArbSchG für Jugendliche über 16 Jahre eine Beschäftigung bis 22 Uhr. Diese Ausnahme entfällt allerdings am Tag vor einem Berufsschultag, wenn der Unterricht vor 9 Uhr beginnt – dann bleibt es bei 20 Uhr (§ 14 Abs. 4 JArbSchG). Genau das ist bei Azubis der häufigste Fall.
Diese Grenzen behält im Wochenraster niemand zuverlässig im Kopf. Sie gehören ins Planungswerkzeug hinterlegt, nicht ins Gedächtnis.
Besetzung am Bedarf ausrichten
Der zweite Job des Dienstplans ist betriebswirtschaftlich: die richtige Zahl an Leuten zur richtigen Zeit. Ein pragmatischer Weg dorthin:
- Umsatz oder Gästezahl der letzten vier bis acht vergleichbaren Wochen je Tag und Zeitfenster ansehen.
- Daraus eine Soll-Besetzung je Bereich und Zeitfenster ableiten (z. B. Fr 18–22 Uhr: 4 Service, 3 Küche).
- Feiertage, Ferien, Wetter und Veranstaltungen als Korrektur daraufrechnen.
- Nach der Woche vergleichen: geplant vs. tatsächlich – und die Soll-Besetzung nachschärfen.
Meistens fällt dabei immer dasselbe auf: Der Dienstagmittag läuft zu dritt, obwohl zwei reichen. Das ist der Punkt, an dem Dienstplanung Geld spart, ohne dass jemand härter arbeiten muss.
Fünf Fehler, die Planer teuer zu stehen kommen
- Der Plan existiert nur in einer Version auf einem Rechner. Sobald jemand ausdruckt, gibt es zwei Wahrheiten.
- Kein Blick auf die Wochenstunden. Minijobber rutschen über die Geringfügigkeitsgrenze, Teilzeitkräfte bauen unbemerkt Überstunden auf.
- Tausch per WhatsApp. Wenn zwei Leute die Schicht tauschen und es niemand im Plan nachträgt, fehlt am Ende der Nachweis.
- Urlaub separat geführt. Wer Urlaubsanträge in einem anderen Dokument sammelt, plant früher oder später jemanden ein, der am Meer liegt.
- Plan gleich Zeiterfassung. Geplante Stunden sind keine geleisteten Stunden. Für den Nachweis zählt, was tatsächlich gearbeitet wurde.
Genau diese fünf Punkte sind der Grund, warum Tabellen im Schichtbetrieb irgendwann kippen – was dabei passiert, steht im Ratgeber zum Excel-Dienstplan. In der Dienstplan-Software von Takt gibt es dagegen eine Version des Plans, die alle sehen: Tausch läuft über eine Anfrage, Urlaub und Krankheit stehen im selben Raster, die Wochenstunden zählen beim Planen mit, und die tatsächlichen Zeiten kommen aus der Zeiterfassung zurück.