Die Gastronomie steht im Fokus der Finanzkontrolle Schwarzarbeit – zusammen mit dem Baugewerbe, der Logistik und einigen anderen Branchen zählt sie zu den Bereichen, die das Gesetz besonders im Blick hat. Eine Prüfung ist deshalb kein Zeichen von Verdacht gegen einen bestimmten Betrieb, sondern Routine. Wer seine Unterlagen im Griff hat, hat nichts zu befürchten. Wer sie erst suchen muss, hat ein Problem.
Wer prüft und warum
Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS), eine Einheit des Zolls. Rechtliche Grundlage ist das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG). Geprüft wird, ob Beschäftigte korrekt zur Sozialversicherung gemeldet sind, ob der Mindestlohn tatsächlich gezahlt wird, ob Aufzeichnungspflichten eingehalten werden und ob Menschen legal beschäftigt sind. Es geht also nicht nur um „Schwarzarbeit“ im engen Sinn, sondern um die gesamte Ordnungsmäßigkeit der Beschäftigung.
Was die FKS prüfen darf
Nach § 2 SchwarzArbG erstreckt sich die Prüfung insbesondere darauf, ob
- die Melde-, Beitrags- und Aufzeichnungspflichten der Sozialversicherung erfüllt sind,
- Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch zu Unrecht bezogen werden,
- die Arbeitsbedingungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz eingehalten werden,
- ausländische Beschäftigte die erforderlichen Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse haben.
Dafür dürfen die Prüfer die Geschäftsräume während der Geschäfts- und Arbeitszeit betreten, Personen nach ihren Beschäftigungsverhältnissen befragen und Einsicht in die relevanten Unterlagen nehmen.
Checkliste: Diese Unterlagen müssen bereitliegen
Halte diese Dokumente griffbereit – idealerweise so, dass jemand aus dem Team sie im Ernstfall auch ohne die Chefin findet:
- Arbeitszeitnachweise / Stundenzettel – Beginn, Ende und Dauer je Tag, nach § 17 MiLoG. Das ist meist das erste, wonach gefragt wird.
- Arbeitsverträge aller Beschäftigten, inklusive der Minijobber.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Nachweise der tatsächlichen Auszahlung.
- Meldungen zur Sozialversicherung, insbesondere die Sofortmeldungen für neu eingestellte Personen.
- Personaldokumente – Ausweis oder Pass, bei ausländischen Beschäftigten Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse.
- Unterlagen zur geringfügigen Beschäftigung (Minijob-Anmeldung, Angaben zur Steuer).
- Dienstpläne – nicht zwingend, aber sie stützen die Plausibilität der erfassten Zeiten.
Sofortmeldung und Ausweispflicht
In den Branchen des § 2a SchwarzArbG – dazu gehört das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe – gelten zwei Besonderheiten, die gezielt kontrolliert werden:
- Sofortmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Neue Beschäftigte müssen spätestens bei Beschäftigungsbeginn an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden – also vor dem ersten Arbeitseinsatz, nicht erst mit der nächsten Lohnabrechnung.
- Mitführungs- und Ausweispflicht (§ 2a SchwarzArbG). Beschäftigte müssen ihren Personalausweis, Pass oder Passersatz während der Arbeit bei sich tragen und auf Verlangen vorzeigen. Der Betrieb muss auf diese Pflicht nachweislich hinweisen.
So läuft eine Prüfung ab
- Die Prüfer weisen sich aus und betreten den Betrieb – meist unangekündigt, während des laufenden Betriebs.
- Anwesende Beschäftigte werden zu ihrem Beschäftigungsverhältnis befragt (Personalien, seit wann, welche Tätigkeit, welcher Lohn).
- Es folgt die Einsicht in die Unterlagen – vor Ort oder durch spätere Anforderung.
- Auffälligkeiten werden dokumentiert; bei Verdacht können weitere Ermittlungen folgen.
Ruhe hilft. Die Befragung der Beschäftigten ist normal und kein Grund zur Nervosität, solange die Angaben mit den Unterlagen zusammenpassen. Genau dort entscheidet sich eine Prüfung: Stimmen die genannten Arbeitszeiten mit den Stundenzetteln und den gemeldeten Löhnen überein?
Rechte und Pflichten im Betrieb
Nach § 5 SchwarzArbG bestehen Duldungs- und Mitwirkungspflichten: Sie müssen den Zutritt dulden, Auskunft geben und die verlangten Geschäftsunterlagen vorlegen. Wer die Mitwirkung verweigert oder Unterlagen nicht bereithält, riskiert ein Bußgeld. Umgekehrt gilt: Die Prüfer dürfen nur im gesetzlichen Rahmen handeln. Es ist legitim, sich die Dienstausweise zeigen zu lassen und den Ablauf ruhig zu begleiten. Bei Unsicherheit lohnt ein Anruf bei der Steuerkanzlei, während die Prüfung läuft.
Dauerhaft vorbereitet sein
Weil Prüfungen unangekündigt kommen, funktioniert kurzfristige Vorbereitung nicht. Was funktioniert, ist ein Betrieb, in dem die Unterlagen ohnehin stimmen:
- Arbeitszeiten werden zeitnah erfasst, nicht am Monatsende rekonstruiert.
- Neue Leute werden vor dem ersten Einsatz zur Sozialversicherung gemeldet.
- Verträge, Meldungen und Nachweise liegen an einem auffindbaren Ort.
- Das Team weiß, wo die Unterlagen sind und dass Ausweise mitzuführen sind.
Eine digitale Zeiterfassung nimmt dabei den größten Stolperstein weg: Die Arbeitszeiten entstehen beim Stempeln, liegen vollständig und unveränderbar vor und lassen sich für jeden geforderten Zeitraum als Nachweis exportieren. Damit ist der wichtigste Teil einer Prüfung schon erledigt, bevor sie beginnt. Fehlt dir eine Funktion, schreib uns.