Der Stundenzettel ist in der Gastronomie kein bürokratisches Beiwerk, sondern ein gesetzlich vorgeschriebener Nachweis. Wer geringfügig Beschäftigte hat – und das trifft auf fast jeden Betrieb zu –, muss deren Arbeitszeit dokumentieren. Kommt der Zoll, ist der Stundenzettel das erste, wonach gefragt wird.
Stundenzettel-Vorlage für die Gastronomie (Excel)
Monatsraster für eine Person. Rechnet die Tagesstunden aus Von, Bis und Pause selbst aus – auch über Mitternacht –, summiert den Monat und färbt Tage über zehn Stunden ein. Zweites Blatt mit den Pflichten aus § 17 MiLoG und der MiLoDokV.
Was ins Nachweisdokument gehört
§ 17 Abs. 1 MiLoG verlangt die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Das ist der Kern – und der Punkt, an dem die meisten selbstgebauten Zettel scheitern, weil sie nur eine Stundenzahl je Tag enthalten. Ein brauchbarer Stundenzettel führt pro Arbeitstag:
- Datum des Arbeitstags.
- Beginn der Arbeit (Uhrzeit).
- Ende der Arbeit (Uhrzeit).
- Pausen – die unbezahlte Zeit, die von der Dauer abgezogen wird.
- Dauer der Arbeitszeit als Ergebnis (Ende − Beginn − Pause).
Dazu die Stammangaben im Kopf: Betrieb, Name der beschäftigten Person, Monat. Die Vorlage oben bringt genau diese Struktur mit und rechnet die Dauer selbst – auch für Nachtschichten, bei denen das Ende auf den nächsten Kalendertag fällt.
Wer aufzeichnen muss
Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG trifft zwei Gruppen:
- Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) – unabhängig von der Branche.
- Alle Beschäftigten in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG – dazu zählt ausdrücklich das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. In der Gastronomie ist die Pflicht damit praktisch flächendeckend, nicht nur für Aushilfen.
Für die Gastronomie heißt das: Von der Küchenhilfe auf 556-Euro-Basis bis zur festangestellten Servicekraft gehört die Arbeitszeit dokumentiert. Genau deshalb ist ein sauberer Stundenzettel – oder eine Erfassung, die ihn automatisch erzeugt – kein Nice-to-have.
Fristen und Aufbewahrung
- Aufzeichnungsfrist: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags. Wer zeitnah stempelt, hat damit kein Problem – wer am Monatsende rekonstruiert, arbeitet außerhalb des gesetzlichen Rahmens.
- Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Für die Lohnunterlagen selbst gelten teils längere steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fristen.
Wann die Pflicht entfällt
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) nimmt Beschäftigte mit höherem Entgelt aus. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gilt nicht, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt 4.461 € brutto überschreitet. Sie entfällt bereits ab einem verstetigten Monatsentgelt von über 2.958 € brutto, wenn dieses in den letzten zwölf Monaten nachweislich gezahlt wurde. Ausgenommen sind außerdem enge Familienangehörige des Arbeitgebers (Ehegatte, eingetragene Lebenspartner:in, Kinder, Eltern).
Fehler, die bei einer Prüfung auffallen
- Nur Summen, keine Zeiten. „8,0“ ohne Von und Bis erfüllt die Pflicht nicht.
- Immer gleiche Zeiten. Jeden Tag exakt 16:00–22:00 über Wochen wirkt konstruiert und lädt zu Nachfragen ein.
- Rückwirkend ausgefüllt. Ein am Monatsende in einem Rutsch geschriebener Zettel widerspricht der Sieben-Tage-Frist.
- Pausen fehlen. Bei mehr als sechs Stunden sind Pausen vorgeschrieben (§ 4 ArbZG) – ein Zettel ganz ohne Pausen ist unplausibel.
- Zettel nicht auffindbar. Wer bei der Prüfung erst suchen muss, verliert Vertrauen. Die Unterlagen gehören griffbereit.
Worauf die Finanzkontrolle Schwarzarbeit sonst noch achtet, steht in der Checkliste zur Zollprüfung.
Vom Zettel zur Erfassung
Die Excel-Vorlage ist ein guter Anfang und für einzelne Aushilfen völlig ausreichend. Mit mehr Personen wird das Sammeln, Nachhalten und Aufbewahren einzelner Dateien aber selbst zur Arbeit – und die Sieben-Tage-Frist gerät in Vergessenheit. Der nächste Schritt ist eine Erfassung, bei der die Zeiten beim Ein- und Ausstempeln entstehen, statt hinterher aufgeschrieben zu werden.
In Takt stempeln die Beschäftigten am Tablet oder Handy, die Dauer wird automatisch berechnet – auch über Mitternacht und mit korrektem Pausenabzug –, und der Nachweis liegt revisionssicher vor, ohne dass jemand einen Zettel nachträgt. Fehlt eine Funktion, schreib uns.