Die meisten Betriebe kennen den Mindestlohn als Zahl. Dass daran eine eigene Dokumentationspflicht hängt, fällt oft erst auf, wenn die Finanzkontrolle Schwarzarbeit vor der Tür steht. Dabei ist die Regel selbst überschaubar – sie steht in § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG).
Wen die Pflicht in der Gastronomie trifft
§ 17 MiLoG verpflichtet zwei Gruppen zur Aufzeichnung: alle geringfügig Beschäftigten (Minijob) unabhängig von der Branche – und darüber hinaus sämtliche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in den Wirtschaftszweigen, die § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufzählt.
In dieser Aufzählung steht das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe ausdrücklich drin, neben dem Baugewerbe, der Fleischwirtschaft, der Logistik, dem Speditionsgewerbe oder der Gebäudereinigung. Für Restaurants, Cafés, Bars und Hotels heißt das im Klartext: Die Aufzeichnungspflicht gilt nicht nur für die Aushilfe am Wochenende, sondern für das gesamte Team – auch für Festangestellte in Vollzeit.
Was genau aufgezeichnet werden muss
Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nicht verlangt sind Angaben zur Tätigkeit, zum Arbeitsort oder zu einzelnen Aufträgen.
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Ein Stundenzettel auf Papier erfüllt die Pflicht genauso wie eine Software. Die Aufzeichnung muss vollständig sein und zeitnah entstehen. Und sie muss auf dem Tisch liegen, wenn jemand danach fragt.
Ein praktischer Punkt, der oft untergeht: Pausen sind keine Arbeitszeit. Wenn die Dauer stimmen soll, müssen sich die Pausen aus den Aufzeichnungen ergeben. Wer nur „12:00 bis 22:00“ notiert, dokumentiert rechnerisch zehn Stunden Arbeitszeit – auch wenn zwei Stunden Pause dazwischenlagen.
Die zwei Fristen: 7 Tage und 2 Jahre
Zwei Fristen musst du im Kopf haben:
- Aufzeichnung: spätestens sieben Tage danach. Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages festgehalten sein. Trägst du erst am Monatsende alles zusammen, bist du zu spät dran – selbst wenn am Ende die richtigen Zahlen dastehen.
- Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre. Gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Die Unterlagen müssen in dieser Zeit greifbar bleiben – auch wenn die Person längst nicht mehr im Betrieb ist.
Ausnahmen: Verdienstgrenzen und Familienangehörige
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) nimmt zwei Fälle aus:
- Höhere Gehälter. Bei einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 € brutto entfällt die Aufzeichnungspflicht. Die Grenze sinkt auf 2.974 € brutto, wenn der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat.
- Enge Familienangehörige. Für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers gilt die Pflicht nicht.
Für den typischen Gastro-Betrieb heißt das: Die Ausnahmen greifen selten. Küchenleitung oder Betriebsleitung können darüber liegen, das Servicepersonal in aller Regel nicht.
MiLoG oder BAG-Urteil? Die Pflichten im Überblick
In Gesprächen werden zwei Dinge ständig verwechselt. Es sind zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlicher Herkunft:
| Pflicht | Grundlage | Wen betrifft sie |
|---|---|---|
| Aufzeichnung von Beginn, Ende, Dauer | § 17 MiLoG | Minijobber überall; in der Gastronomie zusätzlich alle Beschäftigten |
| System zur Arbeitszeiterfassung einführen | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ausgelegt durch den BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) | alle Arbeitgeber, branchenunabhängig |
| Aufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden hinaus | § 16 Abs. 2 ArbZG | alle Arbeitgeber; ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren |
Wer die MiLoG-Pflicht sauber erfüllt, hat die anderen beiden in der Regel gleich mit abgedeckt – denn wer ohnehin täglich Beginn, Ende und Dauer erfasst, führt damit faktisch ein Erfassungssystem und sieht auch die Überstunden. Umgekehrt gilt das nicht: Eine reine Überstunden-Liste erfüllt § 17 MiLoG nicht.
Was passiert bei einer Zollprüfung
Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) beim Zoll. Prüfungen sind in der Gastronomie keine Seltenheit und finden unangekündigt statt – gern zu Stoßzeiten, weil dann sichtbar ist, wer tatsächlich arbeitet.
Typischer Ablauf: Die Prüfer erfassen die anwesenden Personen und gleichen sie später mit den Unterlagen ab. Verlangt werden dann üblicherweise:
- die Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG
- Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen
- Nachweise zur Anmeldung bei der Sozialversicherung
Der kritische Moment ist selten der Mindestlohn selbst, sondern die Frage, ob die dokumentierten Stunden zu dem passen, was tatsächlich gearbeitet wurde. Wer Aufzeichnungen erst nachträglich „rekonstruiert“, fällt genau hier auf.
Was ein Verstoß kostet
Wer die Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Der Bußgeldrahmen dafür liegt bei bis zu 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 in Verbindung mit Abs. 3 MiLoG). Wird der Mindestlohn selbst nicht gezahlt, sind es bis zu 500.000 €; für die übrigen Verstöße, etwa fehlende Mitwirkung bei einer Prüfung, gilt ein Rahmen von bis zu 30.000 €.
Der Betrag ist dabei nicht das größte Risiko. Schon ab einer Geldbuße von 2.500 € kann ein Betrieb nach § 19 MiLoG von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden – Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht ausdrücklich eingeschlossen. Für Betriebe, die Kantinen, Mensen oder Veranstaltungen der öffentlichen Hand beliefern, ist das existenziell.
Zur Einordnung: 50.000 € Bußgeld sind rund 3.600 Arbeitsstunden zum gesetzlichen Mindestlohn, der 2026 bei 13,90 € brutto pro Stunde liegt. Das ist eine Servicekraft, zwei Jahre lang.
Wie du es praktisch löst
Die Pflicht scheitert fast nie am Wollen. Sie scheitert am Samstagabend. Was in Betrieben tatsächlich hält:
- Täglich erfassen, nicht sammeln. Wer die Zeiten am Schichtende festhält, hält die Sieben-Tage-Frist automatisch ein und muss nichts rekonstruieren.
- Pausen mitführen. Sonst stimmt die Dauer nicht – und genau die wird geprüft.
- Korrekturen nachvollziehbar machen. Nachträgliche Änderungen sind normal (vergessenes Ausstempeln). Problematisch wird es, wenn nicht erkennbar ist, wer wann was geändert hat.
Genau dafür ist die Zeiterfassung in Takt gebaut: Das Team stempelt per Handy, Tablet oder Terminal, Pausen laufen mit, Korrekturen werden protokolliert und die Nachweise bleiben zwei Jahre abrufbar. Die Stunden fließen anschließend direkt in die Lohn-Vorbereitung für die Kanzlei – ohne zweites Erfassen.