Kaum ein Thema sorgt in Gastro-Betrieben für so viele Rückfragen wie der Urlaub — vor allem bei Aushilfen und Teilzeitkräften mit wechselnden Tagen. Die Regeln stehen im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)und sind überschaubarer, als es sich anfühlt.
Der gesetzliche Mindesturlaub
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Jahr (§ 3 BUrlG). Werktage sind Montag bis Samstag — deshalb entsprechen die 24 Tage einer Sechs-Tage-Woche. Bei einer Fünf-Tage-Woche sind es 20 Tage. Viele Betriebe gewähren vertraglich mehr (oft 25–30 Tage) — das ist der Bezugspunkt für alle Teilzeit-Rechnungen.
Teilzeit und Minijob: anteilig nach Arbeitstagen
Der wichtigste Punkt — und der häufigste Fehler: Teilzeitkräfte und Minijobber haben denselben Urlaubsanspruch wie Vollzeitkräfte, nur anteilig. Entscheidend ist die Zahl der Arbeitstage pro Woche, nicht die Stundenzahl.
Die Umrechnungsformel
Die Rechnung ist einfach:
Urlaubstage = Jahresurlaub (Vollzeit) × (eigene Wochenarbeitstage ÷ Wochenarbeitstage Vollzeit)
| Arbeitstage/Woche | bei 30 Tagen Vollzeit (5-Tage) | bei 20 Tagen (gesetzl. Minimum) |
|---|---|---|
| 5 Tage | 30 Tage | 20 Tage |
| 4 Tage | 24 Tage | 16 Tage |
| 3 Tage | 18 Tage | 12 Tage |
| 2 Tage | 12 Tage | 8 Tage |
Bei stark schwankenden Arbeitstagen — in der Gastronomie eher die Regel — wird auf Basis der tatsächlichen bzw. durchschnittlich vereinbarten Arbeitstage umgerechnet. Bruchteile von Urlaubstagen werden nicht auf halbe oder ganze Tage aufgerundet, außer der gesetzliche Mindesturlaub ist betroffen (dann Rundung zugunsten der Beschäftigten).
Wartezeit und anteiliger Urlaub
Der volle Anspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses (§ 4 BUrlG). Wer unterjährig ein- oder austritt oder die Wartezeit noch nicht erfüllt hat, bekommt ein Zwölftel des Jahresurlaubs je vollen Beschäftigungsmonat (§ 5 BUrlG).
Verfall, Übertragung und die Hinweispflicht
Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins nächste Jahr — bis 31. März — ist nur bei betrieblichen oder in der Person liegenden Gründen möglich.
Entscheidend ist die Rechtsprechung von EuGH und BAG: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten rechtzeitig und konkret auf ihren offenen Urlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen — und summiert sich über Jahre. Diese Mitwirkungsobliegenheit wird in der Praxis oft übersehen und wird teuer.
So behältst du die Konten im Griff
Bei einem großen Team mit unterschiedlichen Arbeitstagen ist der Urlaub von Hand kaum sauber zu führen — und die Hinweispflicht schon gar nicht. Was hilft:
- Anspruch automatisch berechnen, auf Basis der Arbeitstage je Person.
- Genommen und offen laufend gegenüberstellen, statt am Jahresende zu rechnen.
- Rechtzeitig auf Resturlaub hinweisen, damit er wirksam verfällt.
In Takt laufen die Urlaubskonten automatisch mit: Anspruch, genommene und offene Tage stehen je Person bereit, Anträge werden direkt verbucht — ohne Excel-Liste nebenher.